Das Compliance-System der BAUFINEX GmbH

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Stephanie Danhof
Leiterin Marketing und Partnermanagement

Das Compliance-System steht auf drei Säulen:

  • Vorbeugen
  • Erkennen
  • Reagieren

Mit Hilfe dieser Säulen schaffen wir ein Fundament, mit dem wir sicherstellen wollen, dass unser Geschäft im Einklang mit Recht und Gesetz sowie mit unseren Werten steht.

I. Vorbeugen

Die erste Säule unseres Compliance-Systems dient der Prävention. Wir wollen unseren Mitarbeitern eine Orientierung geben, wie sie sich bei Compliance-relevanten Themenstellungen zu verhalten haben. Die von der Compliance-Abteilung entwickelten Maßnahmen und Prozesse wirken auf regelkonformes Verhalten hin und unterstützen damit die Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit.

Basis eines jedes Compliance-Programms ist die Identifizierung der wesentlichen rechtlichen Regelungen, deren Nichteinhaltung erhebliche finanzielle oder reputative Auswirkungen haben können. Deshalb führt die Compliance-Abteilung jährlich in enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichen entsprechende Risikobewertungen durch, aktualisiert diese und leitet daraus Maßnahmen zur Risikoverringerung ab.

a) Verhaltenskodex

Die BAUFINEX GmbH hat sich dem  gemeinsamen Verhaltenskodex der Schwäbisch Hall-Gruppe angeschlossen. Mit dem Verhaltenskodex wird die Verantwortung gegenüber unseren Kunden, Geschäftspartnern, Anteilseignern, Mitarbeitern und der Gesellschaft zum Ausdruck gebracht.

Der Verhaltenskodex gibt den Mitarbeitern eine Orientierung in der Vielfalt der bestehenden rechtlichen und ethischen Regeln. Die im Verhaltenskodex in Bezug auf Kunden und Geschäftspartner zum Ausdruck gebrachten Werte sind Fairness, Professionalität, Transparenz, Respekt und das genossenschaftliche Selbstverständnis „Hilfe zur Selbsthilfe“. Der Umgang der Mitarbeiter untereinander zeichnet sich durch gegenseitigen Respekt, Vertrauen, Ehrlichkeit und Toleranz aus.

b) Geschenke-Richtlinie

Die Geschenke-Richtlinie zeigt auf, welche Geschenke, Geschäftsessen und Einladungen zu Veranstaltungen noch als angemessenen betrachtet werden und nicht den Anschein erwecken, dass hierdurch Geschäftspartner beeinflusst werden sollen.

c) Richtlinie zur Verhinderung strafbarer Handlungen

Die Entdeckung von wirtschaftskriminellen Handlungen beruht in besonderem Maße auf der Aufmerksamkeit aller Mitarbeiter. Ein möglichst hoher Sensibilisierungsgrad und ein entsprechendes Bewusstsein aller für das möglichst frühzeitige Erkennen von solchen Handlungen ist die beste Präventionsmaßnahme. Diesem Zweck dient die Richtlinie zur Verhinderung strafbarer Handlungen.

d) Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung

Die BAUFINEX GmbH hat eine Vielzahl von Maßnahmen zum Schutz gegen den Missbrauch durch Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung ergriffen. Durch das Einhalten von hohen Standards wird ein effektives Präventionsniveau gegen diese Straftaten gewährleistet und Reputationsschäden vermieden.

e) Kartellrechts-Compliance

Im Rahmen jährlicher Schulungsmaßnahmen werden relevante Mitarbeiter sensibilisiert, um etwaigen Verstößen gegen kartellrechtliche Vorgaben vorzubeugen.

f) Geschäftspartner-Prüfung

Die BAUFINEX GmbH arbeitet nur mit integren Geschäftspartnern zusammen. Deshalb werden potenzielle Geschäftspartner risikoorientiert einem Compliance-Check unterzogen. Auf Basis der Ergebnisse dieses Checks wird dann über eine Zusammenarbeit entschieden.

Die Mitarbeiter werden regelmäßig zu Compliance-Themen geschult. Hierbei sind für uns vor allem Themenfelder wie Korruptionsbekämpfung, die Einhaltung des Kartellrechts und die Verhinderung von strafbaren Handlungen im besonderen Fokus.

Die Compliance-Abteilung steht den Mitarbeitern in allen Fragen rund um Compliance gerne zur Verfügung. Die vertrauensvolle Zusammenarbeit ist dabei selbstverständlich.

II. Erkennen

Die zweite Säule des Compliance-Systems hat zum Ziel, regelwidriges Verhalten zu erkennen.

Die BAUFINEX GmbH hat zur Prävention gegen Wirtschaftskriminalität sowie zum Schutz der Reputation ein Hinweisgebersystem zur Übermittlung möglicher Verdachtsfälle von Wirtschaftskriminalität eingerichtet. Mitarbeiter, Kunden oder Geschäftspartner haben die Möglichkeit, solche Hinweise über ein E-Mailportal oder telefonisch anonym zu melden.

Anhand von Compliance-Audits wird überprüft, ob die Compliance-relevante Vorgaben im Rahmen der Geschäftstätigkeit beachtet werden. Schwachstellen werden hierdurch ermittelt, Sensibilisierungsmaßnahmen durchgeführt und Maßnahmen zur Vermeidung von Compliance-Risiken abgeleitet.

Die Compliance-Abteilung führt Untersuchungen bei Compliance-Verstößen durch. Die Untersuchungen tragen der Unschuldsvermutung, den Mitbestimmungsrechten des Betriebsrats und dem Datenschutz Rechnung. Abgeschlossene Untersuchungen bieten wichtige Anhaltspunkte für Verbesserungsmöglichkeiten.

III. Reagieren

Aufgedeckte Regelverstöße sind auf mögliche Konsequenzen zu prüfen und mögliche Verbesserungsmaßnahmen des Compliance-Systems sind zu hinterfragen. Dem dient die dritte Säule des Compliance-Systems, das Reagieren.

Die konsequente Ahndung von Regelverstößen setzt ein wichtiges Zeichen für die Glaubwürdigkeit eines Compliance-Systems. Die Compliance-Abteilung reagiert zusammen mit den Fachbereichen, insbesondere mit der Personalabteilung fallbezogen auf Compliance-Verstöße.

Die Erkenntnisse aus der Aufklärung von Fehlverhalten werden genutzt, um das Compliance-System zu optimieren. Darüber hinaus wird geprüft, ob identifizierte Schwachstellen abgestellt wurden. So wird sichergestellt, dass wichtige Erkenntnisse aus aufgedeckten Fehlverhalten das Compliance-System weiter verbessern.

IV. Kontakt

Bei allen Fragen rund um Compliance können Sie sich gerne an uns wenden:

Dr. Dirk Otterbach,
Tel: +49 791/46-5322

Dr. Alexander Kraus,
Tel: +49 791/46-6035

Katrin Daum,
Tel: +49 791/46-9833

oder ed.xe1721360429nifua1721360429b@ecn1721360429ailpm1721360429oC1721360429

Hinweisgebersystem

Zur Prävention gegen Wirtschaftskriminalität sowie zum Schutz der Reputation und der Vermögenswerte der BAUFINEX GmbH haben wir ein Hinweisgebersystem eingerichtet.

Sofern Sie mögliche Verdachtsfälle nicht direkt an Ihre Ansprechpartner mitteilen wollen, haben Sie die Möglichkeit, solche Hinweise über ein E-Mail-Portal oder über ein Telefonportal zu melden. Bei beiden Portalen können die Verdachtsfälle anonym gemeldet werden.

Durch Ihren Hinweis helfen Sie, Fälle von Wirtschaftskriminalität, welche sich zu Lasten der BAUFINEX GmbH auswirken können, aufzudecken und fördern hierdurch unseren nachhaltigen Erfolg.

Wir möchten mit diesem Hinweisgebersystem die Möglichkeit schaffen, Fälle von Wirtschaftskriminalität, schädigende Verhaltensweisen und Risiken aufzudecken und aufzuklären, welche die BAUFINEX GmbH, deren Reputation und Vermögenswerte gefährden können. Möglicherweise sind Ihnen solche Themen bekannt und Sie möchten diese bei Vorgesetzten oder sonstigen zur Verfügung stehenden Ansprechpartnern  nicht offen ansprechen. Dieses Portal bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Verdachtsmeldung anonym abzugeben um beispielsweise Fällen von Banken-/ Finanzkriminalität, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Korruption, Betrug, Bestechung und Vorteilsannahme oder sonstigen strafbaren Handlungen keine Chance zu geben. 

Sämtliche Hinweise, die Sie über dieses Portal abgeben, werden streng vertraulich behandelt. Sofern Sie Ihren Namen nicht angeben möchten, stellen wir durch technische Maßnahmen sicher, dass Ihre Meldung anonym bleibt.

Wir möchten Sie dennoch ermutigen, Ihren Namen bei der Nutzung dieses Systems zu nennen und werden die gemeldeten Informationen stets vertraulich behandeln. Mitarbeiter, die ein vermutetes oder tatsächliches Fehlverhalten in gutem Glauben (also mit der Überzeugung, dass der dargestellte Sachverhalt der Wahrheit entspricht) melden, haben keine negativen Folgen zu befürchten. Auch wenn sich der gemeldete Verdacht nach einer erfolgten Untersuchung nicht bestätigen sollte, hat dies keine negativen Auswirkungen für die Hinweisgebenden zur Folge.

Hinweisgeber können statt der internen Hinweisgebersysteme auch externe Meldeverfahren nutzen.

 

Meldungen an die BaFin:

Für Hinweise im Finanzsektor ist die BaFin (Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht) verantwortlich.

Die Weiterleitung zum elektronischen Hinweisgebersystem finden Sie hier:

BaFin – Hinweisgeberstelle

Die BaFin nimmt auch Hinweise per Post an. Diese sind an die folgende Adresse zu senden:

Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht
Hinweisgeberstelle
Graurheindorfer Straße 108
53117 Bonn

 

Eine Meldung per E-Mail an die BaFin richten Sie bitte an diese E-Mailadresse: ed.ni1721360429fab@e1721360429llets1721360429rebeg1721360429siewn1721360429ih1721360429

 

Eine Meldung per Telefon nimmt die BaFin unter folgender Telefonnummer entgegen: 0228/4108-2355

Persönliche Meldung (in Deutsch oder Englisch)

Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht Hinweisgeberstelle
Dreizehnmorgenweg 44-48
53175 Bonn

 

Meldungen an OLAF:

Sie können mögliche Betrugsfälle auch an das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) melden. Bedenken Sie, dass das OLAF ausschließlich zu folgenden Untersuchungen befugt ist:

  • Betrug oder sonstige schwerwiegende Unregelmäßigkeiten mit potenziellen negativen Auswirkungen zulasten der EU-Mittel (EU-Einnahmen, EU-Ausgaben oder Mittel der EU-Organe und -Einrichtungen)
  • Schwerwiegendes Fehlverhalten von Mitgliedern oder Bediensteten der EU-Organe und -Einrichtungen

Die Weiterleitung zum Betrugsmeldesystem finden Sie auf der folgenden Seite: Meldung von Betrug – Startseite (europa.eu)

Das OLAF nimmt auch Hinweise per Post an. Diese sind an die folgende Adresse zu senden:

Europäische Kommission
Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF)
1049 Brüssel
Belgien

 

Weitere Informationen zu den Meldungen und dem weiteren Vorgehen finden Sie hier: Meldung von Betrugsfällen (europa.eu)

 

Meldungen an das Bundeskartellamt:

Für Hinweise zu Kartellen oder Marktmachtmissbrauch und sonstigen Verstößen können Sie sich an das Bundeskartellamt wenden. Die Weiterleitung zum elektronischen Hinweisgebersystem finden Sie hier: Bundeskartellamt – Hinweise auf Kartellverstöße – Hinweise auf Kartelle, Marktmachtmissbrauch und sonstige Verstöße

Meldungen per E-Mail an das Bundeskartellamt richten Sie bitte an folgende E-Mailadresse: ed.dn1721360429ub.tm1721360429allet1721360429rakse1721360429dnub@1721360429ofni1721360429

Eine Meldung per Telefon nimmt das Bundeskartellamt unter folgender Telefonnummer entgegen: 0228 9499 386

 

Meldungen an das Bundesamt für Justiz

Das Bundesamt für Justiz verfolgt Hinweise ohne eine besondere Spezialisierung.

BfJ – Hinweisgeberstelle (bundesjustizamt.de)

Wir möchten Sie dennoch ermutigen, Ihren Namen bei der Nutzung dieses Systems zu nennen und werden die gemeldeten Informationen stets vertraulich behandeln. Mitarbeiter, die ein vermutetes oder tatsächliches Fehlverhalten in gutem Glauben (also mit der Überzeugung, dass der dargestellte Sachverhalt der Wahrheit entspricht) melden, haben keine negativen Folgen zu befürchten. Auch wenn sich der gemeldete Verdacht nach einer erfolgten Untersuchung nicht bestätigen sollte, hat dies keine negativen Auswirkungen für die Hinweisgebenden zur Folge.

Über folgenden Link erhalten Sie Zugang  zu einer von der Baufinex GmbH getrennten online-Plattform, über welche Sie Ihren Hinweis abgeben können. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zum Ablauf des Meldeprozesses und der Anonymität.

https://www.whistle-blow.org/baufinex

Unser externer Dienstleister hat die URL für das Hinweisgebersystem eingerichtet. Hiermit können nun anonym Hinweise abgegeben werden.

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass sie die vorbenannte URL von jedem internetfähigen Endgerät (Smartphone, Computer etc.) verwenden können.  

Das Hinweisgebersystem dient gleichermaßen als Beschwerdeverfahren im Sinne des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes. Es steht allen potentiell Beteiligten offen, auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschen-rechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln des Unternehmens, verbundene Unternehmen, unmittelbare Zulieferer und mittelbare Zulieferer entstanden sind.

Das Verfahren einer Meldung zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz läuft folgendermaßen ab:

Die Meldung wird entweder über das Hinweisgebersystem whistleblow.org oder per Telefon entgegengenommen. Geht die Meldung per Telefon ein, wird der Hinweisgeber gefragt, ob ein Protokoll oder ein Vermerk des Gesprächs angefertigt werden darf. 

Zu Beginn des Verfahrens wird geprüft, ob die Beschwerde beziehungsweise das Thema des eingegangenen Hinweises unter den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt. Im Falle einer Ablehnung wird eine kurze Begründung an die hinweisgebende Person erfolgen.

Dem Hinweisgeber wird eine Eingangsbestätigung zu seiner Meldung innerhalb von sieben Tagen zugestellt. Möchte der Hinweisgeber ein persönliches Treffen mit der zuständigen Person, wird ein solches Treffen innerhalb einer angemessenen Zeit anberaumt.

Die Meldung des Hinweisgebers wird dokumentiert. Sollte die Meldung per Mail eingehen, liegt bereits eine schriftliche Form der Meldung vor. Es muss keine weitere Dokumentation der Meldung stattfinden. Sollte die Meldung per Telefon eingehen, wird eine schriftliche Zusammenfassung des Inhaltes der Meldung in Form eines Vermerks oder eines Protokolls angefertigt. Die Dokumentation der Meldung ist dauerhaft abrufbar und wird unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots verwahrt und behandelt. Wenn ein Protokoll angefertigt werden sollte, wird dem Hinweisgeber die Möglichkeit gegeben, das Protokoll zu überprüfen,  gegebenenfalls zu korrigieren und zu unterschreiben.

Die Meldestelle hält während ihrer „Ermittlungszeit“ Kontakt zum Hinweisgeber, um den Sachverhalt zu erörtern. Wenn es nötig ist, kann die Meldestelle zudem weitere Male auf den Hinweisgeber zugehen und weitere Informationen einholen.

Nach dem Eingang der Meldung werden Folgemaßnahmen (insbesondere Einleitung interner Untersuchungen, Weitergabe an eine andere zuständige Stelle, Abgabe des Verfahrens an eine zuständige Behörde, Abhilfemaßnahmen, einvernehmlicher Beilegungsmechanismus) ergriffen.

Da es sich bei Hinweisen um besonders schützenswerte Informationen handelt, dürfen nur die im Vorfeld bestimmten Personen die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldung des Hinweisgebers betreuen. Die Identitäten der hinweisgebenden Person als auch der Personen, die Gegenstand der Meldung sind, und diejenigen, die sonst noch in der Meldung genannt werden, werden geschützt. 

Die interne Meldestelle lässt dem Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten nach Bestätigung der Meldung eine Rückmeldung zukommen, in der die geplanten und/oder bereits ergriffenen Folgemaßnahmen mitgeteilt werden. Diese Rückmeldung erfolgt nur dann, wenn dadurch Nachforschungen oder andere Ermittlungen nicht gestört werden und die Rechte der in der Meldung genannten Personen nicht beeinträchtigt werden.

Die Dokumentation wird nach Abschluss des Verfahrens entsprechend der gesetzlichen Regelungen gelöscht.

Wirksamer Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund einer Beschwerde wird durch die Meldestelle gewährleistet. Diese verpflichtet sich, Vergeltungsmaßnahmen aufgrund von Beschwerden oder Hinweisen nicht zu tolerieren und wird konkrete Maßnahmen ergreifen, mit denen Mitarbeitende oder Zulieferer rechnen müssen, wenn hinweisgebende Personen Repressalien ausgesetzt werden.

 

You can also submit your report in English.

The whistleblower system also serves as a complaints procedure within the meaning of the Supply Chain Due Diligence Act. All potential participants are free to point out human rights or environmental risks and violations of human rights or environmental obligations that have arisen through economic activities by the company, affiliated companies, direct suppliers and indirect suppliers.

The procedure for reporting to the Supply Chain Due Diligence Act is as follows:

The report is received either via the whistleblow.org whistleblowing system or by telephone.

If the report is received by telephone, the whistleblower will be asked whether a protocol or a note of the conversation may be made.

At the beginning of the procedure, it is reviewed whether the complaint or the subject of the information received falls within the scope of the complaint procedure. In the event of a refusal, a brief justification will be sent to the person making the notification.

An acknowledgment of receipt of his report will be sent to the whistleblower within seven days. If the whistleblower would like a face-to-face meeting with the responsible person, such a meeting will be arranged within a reasonable time.

The whistleblower’s report is documented. If the report is received by e-mail, a written form of the report already exists. No further documentation of the message is required. If the report is received by telephone, a written summary of the content of the report will be prepared in the form of a memo or protocol. The documentation of the report can be called up permanently and is kept and treated in compliance with the confidentiality requirement. If a protocol is to be made, the whistleblower is given the opportunity to check the protocol, correct it if necessary and sign it.

The reporting office maintains contact with the whistleblower during their “investigation time” in order to discuss the facts. If necessary, the reporting office can also approach the  whistleblower several times and obtain further information.

Upon receipt of the report, follow-up actions (in particular opening of internal investigations, transfer to another competent body, transfer of the case to a competent authority, remedial action, consensual resolution mechanism) are taken.

Since whistleblower reports are information that is particularly worthy of protection, only the persons designated in advance may be responsible for receiving and processing the report from the whistleblower. The identities of the reporting persons as well as the persons who are the subject of the report and those who are otherwise named in the report are protected.

The internal whistleblower channel will provide feedback to the whistleblower within three months of confirmation of the report, detailing the follow-up actions planned and/or already taken. This feedback will only be provided if it does not interfere with other investigations and does not affect the rights of the persons named in the report.

The documentation will be deleted after completion of the procedure in accordance with the legal regulations.

Effective protection against discrimination or punishment based on a complaint is guaranteed by the reporting office. The reporting office is committed to not tolerating retaliation for complaints or reports and will take specific action that employees or suppliers should expect
if the whistleblower is subject to retaliation. 

All potential participants are free to submit human rights or environmental risks and violations of human rights or environmental obligations through our whistleblower channels.

 

Contact details Legal and Compliance department:

Contact person: Dr. Dirk Otterbach

Telephone number: +49 791 46 5322

Email address: ed.ll1721360429aH-hc1721360429sibea1721360429whcS@1721360429hcabr1721360429ettO.1721360429kriD1721360429

You can access the electronic whistleblower system via the following Internet address:

https://www.whistle-blow.org/schwaebisch-hall

Wir möchten Sie dazu ermutigen, bei verdächtigen Vorfällen zunächst auf unsere direkten Ansprechpartner zuzugehen. Diese stehen für Sie zur Verfügung um Vorfälle z. B. aus dem Bereich Geldwäsche, Korruption, Vorteilsannahme, Betrug und weitere Fälle von Wirtschaftskriminalität, welche zu einem Reputationsverlust oder Vermögensschaden der Baufinex GmbH führen können, zu melden.

 

Ihre Ansprechpartner

Dr. Dirk Otterbach
Tel.: +49 791 46 5322
Mail: ed.xe1721360429nifua1721360429b@ecn1721360429ailpm1721360429oC1721360429

Dr. Alexander Kraus
Tel.: +49 791 46 6035

Katrin Daum
Tel.: +49 791 46 9833

Datenschutzerklärung zur BAUFINEX GmbH

Die BAUFINEX GmbH  misst dem Datenschutz und der Beachtung datenschutzrechtlicher Vorschriften, insbesondere des Bundesdatenschutzgesetzes und des Telemediengesetzes einen hohen Stellenwert bei. Die nachfolgende Datenschutzerklärung dient im Interesse datenschutzrechtlicher Transparenz dazu, das Hinweisgebersystem der BAUFINEX GmbH zu erläutern, insbesondere Betroffene über den Umgang mit eingegangenen Hinweismeldungen und über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten zu informieren.

Das Hinweisgebersystem dient der Entgegennahme und Aufklärung von die BAUFINEX GmbH betreffenden, schwerwiegenden Verdachtsfällen aus dem Bereich der Wirtschaftskriminalität (insb. Fälle der Banken-/ Finanzkriminalität, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Betrug, Korruption oder sonstige strafbare Handlungen, die zu einer Gefährdung des Vermögens der BAUFINEX GmbH führen könnten). 
Der sachliche Anwendungsbereich umfasst u.a. Verstöße gegen Strafvorschriften, Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient sowie Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union. Dies sind beispielsweise folgende Bereiche: Regelungen zur Bekämpfung der Geldwäsche, Verbraucherschutz, Datenschutz, Rechnungslegung bei Kapitalgesellschaften.

Hinweisgeber erhalten durch das Hinweisgebersystem die Möglichkeit, unter besonderer Wahrung der Vertraulichkeit ihrer Identität Hinweismeldungen gegenüber der BAUFINEX GmbH abzugeben. Es ist gewährleistet, dass Hinweisgeber, die einen konkreten Verdachtsfall in gutem Glauben melden, aufgrund dieser Hinweismeldung keine negativen Folgen zu befürchten haben. Das BAUFINEX Hinweisgebersystem darf jedoch nicht dazu verwendet werden, bewusst falsche oder gar verleumderische Hinweismeldungen abzugeben. Auf Wunsch können Hinweismeldungen auch anonym abgegeben werden.

Hinweisgebern stehen verschiedene Möglichkeiten zur Hinweismeldung offen. Unabhängig vom Meldeweg wird die Vertraulichkeit – auf Wunsch auch die Anonymität – des Hinweisgebers in besonderem Maße gewahrt. Im Einzelnen stehen folgende Meldewege zur Verfügung:

Direktmeldeverfahren

Hinweisgeber können Ihre Meldung jederzeit persönlich, telefonisch, schriftlich oder per E-Mail bei den direkten Ansprechpartnern abgeben.

Kontaktdaten der Ansprechpartner

Ansprechpartner:     Dr. Dirk Otterbach
Telefonnummer:      +49 791 46 5322
E-Mail-Adresse:       ed.xe1721360429nifua1721360429b@ecn1721360429ailpm1721360429oC1721360429

Postadresse: Persönlich/Vertraulich, Herrn Dr. Dirk, Otterbach, Bereich Recht- und Compliance, Bausparkasse Schwäbisch Hall AG,  Crailsheimer Straße 52, 74523 Schwäbisch Hall  

Elektronisches Hinweisgebersystem

Hinweisgeber können Ihre Meldung alternativ über ein externes elektronisches Hinweisgebersystem abgeben, welches die whistleblow GmbH im Auftrag der BAUFINEX GmbH betreibt. Detailinformationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten bei Nutzung des elektronischen Hinweisgebersystems sind auf der Internetseite der whistleblow GmbH hinterlegt. Das elektronische Hinweisgebersystem erreichen Sie unter der folgenden Internetadresse (URL):  www.whistle-blow.org/baufinex

Wir weisen darauf hin, dass im Rahmen Ihres Websitebesuchs über die Internetseite der BAUFINEX GmbH für unser Webcontrolling einige Informationen erhoben und ausgewertet werden, die Ihr Browser übermittelt (siehe hierzu unsere Allgemeine Erklärung zum Datenschutz). Vor diesem Hintergrund sollte das elektronische Hinweisgebersystem durch direkte Eingabe der vorstehenden URL in die Adressleiste Ihres Web-Browsers aufgerufen werden. Es wird darüber hinaus empfohlen, keinen internen Rechner der BAUFINEX GmbH zu nutzen, sondern den Hinweis unter Verwendung eines externen Rechners bei direkter Eingabe der URL abzugeben. Sie können die vorstehende URL von jedem internetfähigen Endgerät (Smartphone, Computer, etc.) verwenden.

 

Telefonnummer für Hinweise

+49 800 / 66 44 790

Über das Hinweisgebersystem bekannt gewordene personenbezogene Daten, werden streng vertraulich behandelt. Der Zugriff auf diese Daten ist nur einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter Personen – je nach thematischem Bezug – der Compliance Abteilung gestattet.

Personenbezogene Daten werden nur für den vorgesehenen Zweck – die Vorhaltung des Hinweisgebersystems und die Prüfung und Untersuchung der eingegangenen Hinweismeldungen – erhoben, verarbeitet und genutzt. Sofern es zur Aufklärung des Sachverhalts erforderlich sein sollte,  können personenbezogene Daten an einzelne, sorgfältig ausgewählte Personen der BAUFINEX GmbH im erforderlichen Umfang weitergeleitet werden. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Personenbezogene Daten werden für die Dauer aufbewahrt, die zur Aufklärung und abschließenden Beurteilung des Hinweises notwendig ist. Nach Abschluss der Untersuchungen werden die personenbezogenen Daten entsprechend der gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Im Falle der Einleitung von gerichtlichen und/oder disziplinarischen Verfahren kann eine Aufbewahrung bis zum Verfahrensabschluss bzw. bis zum Ablauf von Rechtsbehelfsfristen erfolgen. Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit grundlos abgegebenen Hinweismeldungen werden unverzüglich gelöscht. Sofern gesetzliche Bestimmungen oder Anordnungen staatlicher Organe dies erforderlich machen, können personenbezogene Daten an diese herausgegeben werden.

Sofern personenbezogene Daten über einen der Meldewege des Hinweisgebersystems gespeichert werden, werden die betroffenen Personen informiert, für welche Zwecke die personenbezogenen Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Die betroffenen Personen können erst dann informiert werden, wenn keine Gefahr im Hinblick auf die Sachverhaltsaufklärung und die Sammlung erforderlicher Beweise besteht.

 

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle für das Hinweisgebersystem im Sinne des Datenschutzrechts ist die BAUFINEX GmbH.

Bei Fragen zum Datenschutz und zur Verwendung und Weitergabe personenbezogener Daten wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten der Schwäbisch Hall-Gruppe.

 

Bausparkasse Schwäbisch Hall
Team Datenschutz
Crailsheimer Straße 52
74523 Schwäbisch Hall

Tel:+49 791 46-4812
Fax:+49 791 46-2628

Bausparkasse Schwäbisch Hall AG
Crailsheimer Straße 52
74517 Schwäbisch Hall

Tel:+49 791 46-4408

Die BAUFINEX GmbH setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die durch Nutzung dieses elektronischen Hinweisgebersystems zu verwaltenden personenbezogenen Daten bei ihrer Erhebung, Verarbeitung und Nutzung vor unbefugtem Zugriff, Weitergabe, Missbrauch, Manipulationen, Verlust und Zerstörung zu schützen. Von der BAUFINEX GmbH eingesetzte Dienstleister sind in gleichem Maße verpflichtet.

Ihnen steht das Recht auf Auskunft der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu. Die Identität des Hinweisgebers bleibt von diesem Auskunftsrecht grundsätzlich ausgenommen. Sofern durch die Wahrnehmung dieses Rechts die Sachverhaltsaufklärung oder die Sicherung erforderlicher Beweise gefährdet ist, ist es der BAUFINEX GmbH gestattet, dem Recht erst zu einem späteren Zeitpunkt zu entsprechen. Sie haben darüber hinaus bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, unrichtige Daten korrigieren, ändern, sperren oder löschen zu lassen. Bitte kontaktieren Sie zur Geltendmachung Ihrer Auskunfts- und Änderungsrechte den Datenschutzbeauftragten der Schwäbisch Hall-Gruppe.